Você sabe como funciona um sistema
PABX?
Você já se perguntou como funciona a ligação entre os ramais de uma
mesma empresa?
Saiba que a coordenação dessa comunicação é feita pelo sistema PABX, uma das
tecnologias mais importantes e funcionais para a operação da telefonia nas
organizações.
E, embora não seja uma novidade, o PABX continua evoluindo a cada dia,
agregando valor às empresas que optam por ele, como é o caso da central
telefônica digital.
O PABX (Private Automatic Branch Exchange, ou
“Troca Automática de Ramais Privados”) foi concebido como uma central
particular, que realiza a distribuição das ligações recebidas para a rede de
aparelhos telefônicos da empresa. No post de hoje, explicaremos com detalhes
todos os aspectos envolvendo essas tecnologias. Confira!
Afinal, como funciona uma central
telefônica?
A história atribui a Alexander Graham Bell a
invenção do telefone, por volta de 1860. Ele surgiu para permitir a comunicação
a distância entre duas pessoas. A princípio, era necessária a ligação direta
entre os dois aparelhos, motivo pelo qual não era possível expandir a
comunicação para outros grupos.
O seu funcionamento era simples: um enorme painel concentrava diversas
linhas telefônicas. Os usuários eram conectados uns aos outros pelos
operadores.
No Brasil, a primeira central telefônica
surgiu no final desse mesmo ano, batizada de Telefônica do Brasil.
Cerca de 20 anos depois, surgiram os
primeiros sistemas otimizados, que faziam a conexão entre as linhas, sem a
necessidade de intervenção humana.
O sistema PABX é uma central de
telefones?
Sim, dentro de uma mesma rede corporativa. O PABX funciona da mesma
maneira que a central telefônica, com a diferença de que estão conectados a ele
somente os aparelhos da empresa gestora. Atualmente, a tecnologia disponibiliza também uma série de
serviços adicionais para o negócio.
O PABX facilitou bastante a comunicação no
meio organizacional, que anteriormente precisava contar com os serviços de uma
operadora de telefone para realizar todas as suas comunicações.
Dessa forma, se uma empresa possuísse 500
aparelhos telefônicos, ela precisaria pagar por 500 linhas, representando um altíssimo
custo para gestores e empreendedores.
Com o sistema, ela passa a ter apenas uma
linha junto a central, deixando a cargo da tecnologia a sua distribuição em
quantos ramais forem necessários. O PABX faz a conexão de todos eles entre si e
da linha central com a operadora local.
Além disso, a tecnologia evoluiu e se tornou
uma solução que, com a ajuda de softwares e sistemas complementares,
possibilita as companhias a gastarem o mínimo possível com telefonia fixa e
móvel, além de permitir o gerenciamento do uso do telefone de forma mais
estratégica e sem desperdício de recursos.
Como o PABX pode ser útil para o
negócio?
Se a sua empresa precisa de muitas linhas de
telefonia fixa ou móvel, você precisa de um PABX.
Mas ela não é limitada apenas aos grandes
clientes, ou seja, até mesmo um médico, que tenha um único funcionário em seu
consultório, pode usufruir de todos os benefícios dessa tecnologia.
O sistema integra todos os telefones da
empresa, criando uma rede de ramais que facilita a comunicação entre os
funcionários. Isso traz maior dinamismo, redução de custos e agilidade nas
interações laborais.
A sua utilização é realizada por meio de duas
formas principais: a primeira é com telefones externos.
O usuário utiliza uma tecla específica
(geralmente a de número 0) para se conectar com a linha central da empresa. A
partir daí, o seu aparelho está apto a realizar uma ligação para qualquer
local.
Já para as chamadas internas, basta teclar os números do ramal desejado, que o PABX conecta
automaticamente os dois aparelhos sem gerar qualquer custo para a organização.
Os funcionários podem conversar entre si pelo tempo que for necessário,
com garantia de qualidade na ligação.
Ele também permite que sejam realizadas
reuniões a distância entre várias equipes, interligando profissionais de áreas
estratégicas e permitindo agilidade nos projetos da sua empresa.
E não é apenas isso: ainda existem várias
outras funções que o PABX pode oferecer ao seu negócio. É possível, por
exemplo, programá-lo para bloquear chamadas para determinados números. Se você
tem um plano de celulares corporativos, pode realizar o bloqueio das ligações
de fixo para celular, que custam mais caro e oneram a sua conta de telefone.
Outra possibilidade é a de mapear todos os
ramais e conceder permissões individuais para os funcionários, dependendo da
necessidade e da posição estratégica de cada um. Dessa forma, você garante
maior eficiência nas ligações externas e internas de cada colaborador.
Veja, abaixo, mais algumas funções dos
sistemas atuais de PABX:
·
portabilidade: por meio de uma interface
celular integrada ao PABX, é possível realizar ligações de telefone fixo para
celular pagando o valor de ligações entre celulares da mesma operadora, com
tarifas bastante reduzidas e, em muitos casos, com custo zero;
·
mobilidade: é
possível instalar aplicativos que transformam o celular em um ramal móvel da
empresa. Ou seja, se o profissional não estiver presente em seu local de
trabalho, a chamada pode ser redirecionada para o seu smartphone;
·
tarifação: o sistema permite o gerenciamento
dos gastos individuais de cada ramal da empresa;
·
produtividade: pode-se configurar softwares
que otimizam ou automatizam atividades como a URA, gestão de atendimento,
correio de voz, gravador de ligações e sistemas de redirecionamento de
chamadas.
Existe mais de um tipo de PABX?
O PABX foi popularizado no mercado já no
final da década de 70. Naturalmente, desde então, a tecnologia vem evoluindo a
passos largos para trazer as melhores soluções, principalmente para os clientes
corporativos.
Hoje em dia, é possível contratar os serviços
de comunicação de 5 tipos diferentes de PABX. Conheça cada um deles:
·
PABX Analógico: é o tipo mais tradicional de
PABX existente no mercado. Trata-se de uma central com circuitos e componentes
analógicos, que recebe linhas convencionais por meio das operadoras de
telefonia fixa. Trabalha com ramais simples e não dispõe de recursos mais
avançados. Alguns podem trazer vantagens opcionais como o bloqueio de ligações
e senha para a utilização de ramais;
·
PABX Digital: a sua principal vantagem em
relação ao PABX analógico é permitir ligações com excelente qualidade de áudio,
sem ruídos e com bom volume. Dispõe de discagem direta de ramal e entroncamento
E1;
·
PABX VoIP: funciona como se fosse um servidor
Proxy, possibilitando que as comunicações sejam feitas por um software
instalado nos computadores da empresa. Para trabalhar com ele, é preciso fazer
uma parceria com uma operadora VoIP;
·
PABX Híbrido: é o mais completo entre as
opções. Esse PABX reúne todas as vantagens das tecnologias analógica e digital,
agregando também o VoIP. Permite interligar filiais sem qualquer custo
adicional, possibilitando que as chamadas sejam feitas com valores mais baixos,
dependendo de cada tipo de chamada.
Quais as principais vantagens geradas
para as empresas após a implementação desse sistema?
Veja alguns benefícios:
Redução de custos.
Por meio do sistema PABX, o empreendimento
passa a ter todos os seus ramais de comunicação conectados em uma única
central, possibilitando a realização de ligações rápidas, de qualidade e
gratuitas entre os setores, inclusive aqueles localizados em outras filiais da
empresa (dependendo do tipo de serviço escolhido).
Além disso, trata-se de uma tecnologia que exige baixa manutenção,
oferece tarifas mais reduzidas ou, até mesmo, nulas, no caso do sistema PABX IP.
Tudo isso promove uma redução de custos com
as contas de telefonia, o que é importante para manter a saúde do orçamento
corporativo, especialmente em longo prazo.
Otimização do sistema.
Com a essa solução, a empresa passa a ter todos os seus ramais
unificados, sejam eles do sistema VoIP ou do convencional. Por isso, não existe
a necessidade de mudar os números de telefones de nenhum funcionário, otimizando a implementação do sistema.
Essa facilidade também permite maior
integração da tecnologia com o dia a dia laboral, já que os profissionais
conseguem se adequar a ela de forma natural, sem passar por mudanças bruscas.
Além disso, a inteligência do sistema PABX IP identifica de maneira
automática a melhor rota para que se faça a chamada, ficando a cargo do
colaborador apenas a tarefa de digitar o ramal para o qual ele deseja fazer
uma ligação.
Menor burocracia.
As soluções mais modernas de PABX são
baseadas em aplicações mais simplificadas com ferramentas inteligentes, como a
distribuição automática de chamadas, autoatendimento, secretária eletrônica,
mobilidade, possibilidade de se fazer a auditoria das ligações realizadas,
entre outras.
Todas essas opções são mais fechadas e
burocráticas na telefonia convencional, o que também as torna mais caras junto
às operadoras.
Maior disponibilidade.
Organizações que adotam essa tecnologia
conseguem integrar todos os seus ramais em uma única rede centralizada de
dados, facilitando a sua administração, manutenção e disponibilidade.
Então, caso ocorra qualquer tipo de problema
na rede ou em um determinado ramal, ele é rapidamente identificado e corrigido,
evitando que o sistema fique instável ou indisponível, mantendo a continuidade
e a confiabilidade do serviço, evitando prejuízos para a comunicação
corporativa.
Além disso, pode-se adicionar ou remover
ramais ligados ao sistema PABX, sempre que for necessário. Essa é uma manobra
importante para quando ocorrer a necessidade de reparo, o que, na prática,
significa manter as atividades ainda que o sistema passe por uma manutenção,
por exemplo.
Relatórios gerenciais.
Gestores de TI sempre têm de ficar atentos ao
andamento do sistema de telefonia da empresa. Com o sistema convencional, eles
ficam atrelados apenas à fatura da concessionária de telecomunicações.
Já o sistema PABX oferece relatórios completos com dados relacionados a
cada ramal, como data, hora, tempo de duração, destino e valor da tarifa de todas as
ligações realizadas e recebidas, facilitando o seu acompanhamento,
identificando possíveis inconsistências e vulnerabilidades.
Aumento de produtividade.
O PABX IP oferece um importante ganho de
performance ao unificar todo o sistema de comunicação empresarial. Como as
chamadas ocorrem via internet, pode-se utilizar todos os seus recursos a
qualquer hora e lugar, graças à mobilidade oferecida pela tecnologia.
É justamente isso que, em médio e longo prazo, isso resulta no aumento de produtividade dos profissionais, que conseguem
acessar o sistema de qualquer lugar e efetuar as ligações necessárias para a
execução de suas atividades, independentemente de sua área de atuação dentro da
organização.
Possibilidade de realizar
videoconferências.
Um recurso altamente valorizado no mercado
atual é a possibilidade de fazer videoconferências, o que é plenamente possível
para quem já utiliza VoIP. Isso possibilita reuniões entre os colaboradores,
ainda que não estejam no mesmo local.
Além disso, não há a necessidade de utilizar
recursos para deslocamentos nem problemas com atrasos ou despesas com viagens,
o que é muito vantajoso para a organização.
Contingência e redundância.
Em empresas de determinados segmentos, como Call
Centers, contact centers, bancos, bolsas de valores, hospitais,
entre vários outros, o setor de telefonia é uma aplicação de missão crítica,
pois esses segmentos dependem 100% dela.
Nesses casos, trabalhar com um sistema PABX
que ofereça diferentes níveis de segurança, contingenciamento total do servidor
de telefonia e redundância de partes críticas como fonte de alimentação e disco
são atividades essenciais para manter a continuidade dos serviços, mesmo em
situações de sobrecarga ou de possíveis falhas no sistema.
Escalabilidade.
Com a constante evolução do sistema, o
mercado já oferece várias opções de hardware, com funcionalidades
personalizadas de acordo com o porte e a necessidade do negócio. Assim, é
possível atender organizações de qualquer porte.
A escalabilidade também é importante para
acompanhar a evolução do negócio.
Se houver a necessidade de expandir a
quantidade de terminais, isso pode ser realizado de forma simples e prática.
Por outro lado, se for preciso enxugar ramais e diminuir a sua rede, ele também
permite a mudança.
O que é o PABX IP e como ele funciona?
O PABX IP é um sistema de telefonia que tem
um desempenho bem parecido com um PABX tradicional.
Porém, ele conta com funcionalidades que
podem trazer benefícios ainda maiores para as empresas, como a praticidade e a
economia. Ele utiliza uma rede de dados para garantir o tráfego de voz por meio
de uma rede IP, o que garante alguns recursos adicionais. Por isso, podemos
dizer que ele é uma central telefônica digital.
Como ele garante a otimização do
acesso às informações do PABX?
O PABX IP funciona de duas maneiras:
1.
independente dos aparelhos telefônicos
tradicionais;
2.
de forma integrada, utilizando adaptadores.
Independentemente de qual seja o modo
escolhido, vale destacar que os registros de voz são trocados por meio da
conexão com a internet. Ele também pode ser operado por meio de recursos em um
computador.
Nesses casos, a sua empresa pode contar com a
rede de máquinas que já estão disponíveis para formar o sistema de telefonia.
Para isso, é preciso instalar um softphone nesses computadores, garantindo o
suporte de áudio necessário para realizar as funções.
Quais são as principais
funcionalidades da central telefônica IP?
O PABX IP, como dito, conta com diversas
funcionalidades adicionais que contribuem para que os resultados nas empresas
sejam aprimorados. Você vai conhecer alguns desses recursos nos tópicos a
seguir.
Possibilidade de integração.
Com esse sistema, é possível suportar todos
os tipos de tecnologias voltadas para a telefonia. Isso envolve linhas
analógicas, digitais, celulares e, obviamente, o VoIP.
Escalabilidade.
A central de um PABX IP funciona por meio do
licenciamento de softwares e isso vale para os canais de voz e também para a
quantidade de usuários.
Com isso, há a possibilidade de expandir a
quantidade de ramais sem que, necessariamente, tenha que trocar a tecnologia.
Se formos comparar com a linha analógica
(telefonia tradicional), podemos dizer que a solução é muito superior, em
termos de desempenho e escalabilidade.
Unidade de Resposta Audível (URA) e
discadores.
Essa funcionalidade é especialmente
importante para empresas que trabalham com call center, SAC e televendas, por
exemplo.
Por meio de um discador automatizado, as
ligações passam a ser distribuídas com mais eficácia.
A URA e o discador trabalham em sinergia para
suportar ligações ativas ou receptivas, além da possibilidade de integrar com
sistemas ERPs e CRMs — melhorando o atendimento ao cliente cada vez mais.
Gestão remota das ligações.
Já mostramos como o PABX IP contribui para melhora a mobilidade nas
empresas. Isso também serve para a gestão e o acompanhamento das ligações. Assim,
o gestor pode monitorá-las internamente (na empresa) ou externamente (em
trabalho remoto).
Por meio do acesso à internet, é possível
verificar as chamadas e as despesas de cada uma delas — o que é especialmente
importante em call centers ativos, o que facilita o controle de custos e de
orçamento do setor.
Gravação de chamadas.
As chamadas recebidas e realizadas por meio de um PABX IP podem
ser gravadas e armazenadas. Posteriormente, elas podem ser usadas para
diversas finalidades, entre elas:
·
monitoramento das conversas com os clientes;
·
treinamento dos colaboradores;
·
segurança dos atendentes e do público.
Esse recurso pode ser útil para os gestores
da área, profissionais da área de TI e auditores (internos ou externos).
Possibilidade de atuar com
profissionais e escritórios remotos.
Mais uma vez a mobilidade entra em cena. Os
ramais (sejam eles internos ou não) de uma mesma empresa comunicam entre si com
um custo zero para a organização — mesmo que uma das partes esteja localizada
em outra cidade, estado ou país.
Para isso, basta que o profissional tenha
acesso à internet com uma conexão que seja suficiente para realizar e receber
chamadas com qualidade.
Além disso, vale destacar a possibilidade de
realizar integração com os smartphones desses colaboradores, já que os
processos podem ser executados remotamente.
Integração com os recursos já
utilizados pela empresa.
Essa função é, talvez, uma das maiores
vantagens de se investir no sistema IP.
Ele permite que os recursos já utilizados
sejam integrados e contribui para aproveitar o custo da aquisição dos
equipamentos anteriormente — e isso também ajuda a amortizar o valor da nova
tecnologia. Portanto, é possível usufruir de headsets, telefones, PABXs e a
central atual.
Quais são as vantagens do PABX IP?
Há diversos benefícios em se investir nessa
tecnologia e isso vai muito além de apostar em recursos de última geração.
Explicaremos, com detalhes, alguns deles nos
próximos tópicos.
Aproveitamento da infraestrutura existente.
Uma das grandes vantagens do PABX IP é que
ele permite utilizar a infraestrutura que já existe na empresa para realizar a
instalação.
Isso se traduz em um custo menor para a
organização na hora de modernizar a comunicação.
Mobilidade.
Uma vez que os dados e o tráfego de voz são
gerenciados pela internet, podemos dizer que o sistema pode ser usado em
qualquer lugar, a qualquer momento (bastando uma conexão).
Isso é fundamental para empresas que contam
com trabalhadores remotos, equipes externas e, até mesmo, os que viajam com
frequência para outros lugares.
Aumento da produtividade.
A implantação de um PABX IP ajuda a aumentar
a rapidez nos atendimentos, tornando-os mais eficientes e aumentando o volume
de demandas resolvidas.
Como consequência, transmite-se uma ideia de
mais profissionalismo e os clientes ficam mais satisfeitos com o serviço
prestado.
Tudo em um só lugar.
O sistema também se caracteriza como um “All
in one” (todos em um só). Isso se deve ao fato de que ele conta com todas as
funcionalidades de um PABX tradicional e um distribuidor de ligações. Ao fazer
a integração com sistemas de informação, ele pode ser usado de diversas formas:
·
como Unidade de Resposta Audível (URA);
·
realizar gravações das chamadas;
·
enviar e-mail de voz;
·
acessar bancos de dados.
Como você pôde perceber, o sistema PABX e a central telefônica digital
tem a capacidade de oferecer inúmeras vantagens para a sua empresa,
independentemente do seu porte ou nicho de mercado, em qualquer setor da
economia. Além da redução de custos, ele também possibilita um fluxo de comunicação mais adequado, ágil, seguro e
estratégico.
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Central de Atendimento – (11) 2092.7882
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